一份好的履历表未必放诸天下而皆准，能表现个人特色，争取面试机会者即是好的履历表。有些人学历表现优于工作经历，有些人则相反，此二类人之履历表之格式设计上比重就不尽相同。在个人学经历中愈是重要，愈显现个人优越者愈应摆在前头。学历佳者可优先说明教育程度，但毕业就业已久者，以强调工作经验为佳。
履历表的格式也因个人使用时机不同而主要可分为二类。一是年序式（Chronological），一是才具式（Functional）。前者将履历表主要内容分项，依时间发生先后倒叙而下；而后者则忽视时间之重要性，将工作经验一项重新打散，依技能项目排列组合归类于各不同之技能小项下。或可保留工作经验之标题，或另以资历（Qualifications）取代，时间顺序不再是才具式履历表排序的标准。例如范例二（附三）Qualifications下列有Communication Skills, Leadership Skills, Community Skills。这些技能分项除了可依个人技能类别分项外，亦可针对工作要求之技能，特别是Leadership Skill, Writing Skill, Communication Skill等常见之工作要求，加以分类。通常资历或技能下归纳出四至六种才能，每一才能下另列三至四种工作成就。以下仅就此二种履历表使用时机及优缺点分析如下：
甲、年序式：
（1）使用时机：
a、个人事业（或学业）相当连续，并未有连续失业达一年以上之事实，而且也没有未充分就业（即兼差半职）的情形，同时在工作表现上持续进展，此点可从工作升迁及担任职务之重要性窥出一般，就业尚称稳定，未见经常跳槽转业之例。
b、目前工作经验或整体就业经历，与求职目标息息相关。因为倒叙式说明工作经验，可让雇主明白应征者当前工作性质是否对应征工作之胜任，而且是否有转业倾向。同时整体之工作经历可以说明专长及经验之累积符合工作目标之要求，因此非常适合从事性质相近之职务时使用。
（2）优缺点：
a、优点：对人事部门而言，年序式履历表依时间循序渐进，易读而且可轻易判断应征者过往服务单位之声誉，进而推断应征者之工作表现优劣与否。而对求职者而言，因时间排序逻辑清楚，因此撰写安排上较才具式容易。
b、缺点：太强调个人进展及事业连续或稳定性，容易使个人专长受到忽略，因此在转业时无法突显出个人才能与应征职位间之相关。此外太过重视当前经验及成就，若应征职位与早期经历相关，则无法在年序式履历表中优先表达出来。再者就业中断或未充分就业，都可在时间序列中一眼看出端详，对于个人能力之评估有不良之影响。透过时间与学经历间之关连亦可推测出求职之年龄，有时也会影响面试机会。
乙、才具式：
根据统计，只有20%--25%的雇主会接受这种履历表。因为这类履历表很容易让人联想到失业、就业中断或转业等因素避而不用年序式履历表。因此除非有特殊因素，否则最好采用年序式。
（1）使用时机：当个人有失业或就业中断、未充分就业、经常转换工作、转业需要，以及个人事业无明显进展，且无优秀之学经历或当前工作经验与工作目标不相吻合者，不妨考虑以才具式之履历表强调个人整体专长及资历。
（2）优缺点：
a、优点：在格式设计上，因不受时间顺序之限制（时间甚至可以不提），故而无法推断个人就业史，而且也无从知道失业或转业之负面事实，而且也不易从中推测出年龄。同时重点强调的是个人资历、专长与工作目标间之关系，因此面对不同工作要求，只须将专长资历项下及才能依重要性重新排列，故可适用于一个以上的工作申请，个人专长可以获得较多的关注。
b、缺点：容易让人怀疑使用此类履历表之动机，而且不易阅读，增添人事部门主观判断以及揣测的空间。
注意事项：
（1）长度：履历表的长度以不超过二页为原则，若能在一页之内表达清楚更佳，而在这一至二页中应充分说明「Who are you?」、「What do you want to do?」以及「What have you done?」。
（2）版面设计：利用打字技巧如分标题 （heading）、大写、描黑、字底画线 （underline）、黑点（dot）、星号（＊）、缩格（indent）等方式，使各项内容一目了然，而且字体大小应适当选择，同时纸张二边留白应力求平衡，不可左倾或右偏。
（3）内容校对：文法、拼字、标点符号务求百分之百精确，最好请学校专业人员 （Career Advisor）或外籍朋友有任职经验者看过，并且征询有无修改补充之处。
（4）组织结构：撰写时把握Clarity（用语简洁并且与职位相关）、Conciseness（尽量在一至二页中表达）、Forcefully（所传递之讯息，强而有力介绍个人能力）。不可太过繁琐，以显草率。但也不可太过贫乏而有遗珠之憾，最终目的必须引起求才单位之阅读兴趣。
（5）用词遣句：在纸张起首处，不须加上Resume字眼，多此一举。说明工作表现以电报（telex）式语气具体表达。句子不须强加主词，尤其忌讳出现主词 “I”，容易流于幼稚肤浅。省略“I”已是履历表撰写上约定俗成的用法。
（6）除非求才单位要求加附照片，否则照片绝不可黏贴于履历表中。
求职信（Cover Letter）
在求职过程中，除了利用履历表来简介并推销自己外，依例仍须附上一封求职信，告诉求才单位，你对该工作之胜任及申请意愿。履历表是求职程序中之主体，但求职信却可补其不足，达到画龙点睛，锦上添花之妙用。因此可将一些无法在履历表中充分发挥之个人专长或才能，透过求职信详细说明，藉由履历表及求职信之相辅相成，争取到面试的机会。
1、求职信的格式（Format）：
（1）如商业文书，信首右上方是发信地址及发信日期。接下来，左上方则是收信人姓名、职称、收信地址（包括公司名称），有关收信人之姓名及职称应调查清楚。如不确定，可去电该公司总机查询，并查询该人事甄选负责人之姓名，以便冠称Mr.or Ms.（Mrs.）。
（2）敬称语：Dear Mr., Mrs.or Ms.姓，只称呼其姓，而不须全名列出（但需注意的是，前文提到收信人，则应列出全名，即Mr. （firstname）+（last name），此敬称语千万不可因不确定收信人为何而以“To whom it may concern”取代，此举让人觉得草率而且缺乏诚意。
（3）正文：通常分为三至四段，并且以一页为原则，除非必要，方使用二页。
a、第一段：说明写此信之原因，从那 得知此工作，例如就业辅导处 （Career Center, Placement Office）、报纸、朋友、师长；欲应征何种职位，并阐明自己资历与职位要求相吻合，进而说明工作目标。但注意此处所提之工作目标应与履历表中所列之工作目标一致。例如：
Ms Dorothy Johes from your faculty encouraged me to write youregarding a possible teaching position in North High chool when Igraduated from college. This June I will receive the B.A.degree from Indiana University, and I would like to teach in my hometown,Columbus, Ohio. （Source: Your Job or Graduate School Search,P191.）
b、第二段：说明你为何对该工作感兴趣，为何你认为你的资历符合工作要求，并进一步阐述自己之专业才能、工作经验、所修课程，避免复述履历表的用语。例：You will see from my resume that I have strong quantitative background:15 credits of advanced high school and college mathematics, including basic and advanced calculus, probability and statistics, and basic ccounting, GPA:3.6．（Source: "Resume Writing," "The Cover Letter," Career Service Center, Princeton University, P19.）
c、第三段：指出随函附寄履历表供三考，同时说明履历表中乃记载个人之相关资历及背景。这段可长可短，或者与前段对照（前段可写学业表现），另再举证工作表现，说明自己的才能乃应征职位之所需。
例：Enclosed is my resume to detail my backgrounds and qualifications.或将附寄一事独立于结论之首，此段仅进一步说明资历。总之，务必让收信人明白履历表己随函附寄。
（4）结论：希望收信人收悉后会采取一些有利之行动，如提供面试或电话访谈。或者更积极主动说明电询或拜访之意。
例一： I would be happy to meet with you and discuss careeropportunities at（公司名）.
例二： I would like to discuss career opportunities and my qualification with you personally.
若有地利之便或时间许可，可能于几月几日几点电询申请结果或当面会谈。最后可加上客套话如：Thank you for your consideration或 I am looking forward to our meeting.
注意事项
1、每封信应原版打字打印，不可以影印本代替。
2、所有寄出去的信都应保留影本，以备查阅并回函。
3、纸张以白色及淡白色为主，三折放入9-10寸大之信封内。
4、信末一定要记得签名，工作性质不同之信最好分别撰写，不要以通稿代之。但若性质雷同之工作，以同内容之信分寄不同公司时，应仔细核对信首、信中及信封提到公司名称时皆完全一致，免得张冠李戴，错误百出。
5、用语简洁，避免陈腔滥调及空泛含糊的字句，语气力求平实不花俏，同时每段起首避免以主词“I”开头，字行间充满自信，但不夸大。
6、寄信时，避免在收信人于星期一或星期五收到，若有截止日期或是应征报纸广告上之工作者，则愈早寄愈好，免得人选补齐后，不再录用。
7、求职资料寄出后，尽管文情并茂，颇具说服力，但也不能保证一定有面谈机会。不过当寄出后二周内仍未收到回音，则不妨去电询问应征结果，以示对此事之重视及态度之积极。